Dokumentasjon

AllSeats er et norsk CRM for små og mellomstore bedrifter. Her samler dere kunder, kontaktpersoner, salg, tilbud, oppgaver og e-post på ett sted, slik at hele teamet ser det samme og ingen kunder faller mellom to stoler.

Prisen gjelder for hele bedriften, ikke per bruker. Dere kan invitere så mange kolleger dere vil uten at prisen endres.

Slik henger det sammen

• Bedrifter er kundene og leverandørene deres – med org.nr., adresse og bransje fra Brønnøysundregistrene.
• Kontakter er personene, enten kontaktpersoner i en bedrift (B2B) eller privatkunder (B2C).
• Salg er mulighetene dere jobber med, fra første kontakt til vunnet eller tapt.
• Tilbud lages fra et salg og sendes som PDF med lenke der kunden kan akseptere.
• Oppgaver er det som skal gjøres – med frist, ansvarlig og varsler.
• Prosjekter samler bedrifter, kontakter, salg og oppgaver som hører sammen.

1. 1Gå til allseats.no og trykk Prøv gratis.
2. 2Registrer deg med e-post og passord, eller med en innloggingslenke på e-post.
3. 3Skriv inn bedriftens navn eller org.nr. – opplysningene hentes fra Brønnøysundregistrene.
4. 4Godta vilkårene, så er dere i gang.

De første 14 dagene er gratis, uten kort. Dere har tilgang til alt i Start-planen. Når prøveperioden er over, velger dere abonnement under Innstillinger → Abonnement. Gjør dere ikke det, kan dere fortsatt lese og eksportere dataene i 30 dager.

1. 1Åpne Team i menyen.
2. 2Skriv inn kollegaens e-postadresse og velg rolle.
3. 3Kollegaen får en e-post med lenke og blir med i bedriften etter innlogging.

Roller

• Eier – den som opprettet bedriften. Kan alt, også abonnement. Det finnes bare én eier.
• Administrator – kan invitere og fjerne brukere, endre roller, salgsfaser, egne felt, automatisering og eksportere data.
• Bruker – jobber med bedrifter, kontakter, salg, tilbud, oppgaver og prosjekter.

Tilgang bare til bestemte prosjekter

En bruker kan begrenses til ett eller flere prosjekter – for eksempel en innleid selger eller en partner. Velg prosjektene når du inviterer, eller senere under Team. Brukeren ser da bare bedrifter, kontakter, salg, tilbud, oppgaver og e-post som hører til disse prosjektene, pluss det hen selv har lagt inn.

Velger du ingen prosjekter, ser brukeren hele bedriften. Eier og administratorer ser alltid alt.

Flere bedrifter

Blir du invitert til flere bedrifter, bytter du mellom dem øverst i menyen. Dataene holdes helt adskilt.

AllSeats fungerer på PC, nettbrett og mobil. Legg den på hjemskjermen, så fungerer den som en app med eget ikon, ringe- og SMS-knapper på kundene og varsler – uten App Store.

• Android: åpne allseats.no i Chrome og velg «Installer appen».
• iPhone: åpne allseats.no i Safari, trykk Del og «Legg til på Hjem-skjerm».
• Varsler slår du på under Konto og sikkerhet.

AllSeats finnes på norsk og engelsk. Hver bruker velger språk selv nederst i menyen.

Legg til en bedrift

Trykk Ny bedrift og skriv navnet eller org.nr. Velg bedriften fra Brønnøysundregistrene, så fylles org.nr., adresse og bransje inn automatisk. Finnes bedriften ikke i registeret, skriver du opplysningene selv.

Bedriftskortet

På kortet ser du kontaktpersoner, salg, tilbud, oppgaver, prosjekter, e-post og hele historikken. Er Tripletex koblet til, ser du også fakturaene og utestående beløp.

Søk og filtre

Listen filtreres mens du skriver. Søket treffer på bedriftsnavn (alle ordene må være med) eller starten av org.nr. Du kan også filtrere på ansvarlig, sted, prosjekt og «ingen aktivitet på 60 dager», og lagre utvalget som en visning – for deg selv eller delt med teamet.

Overvåking i Brønnøysund

Alle bedrifter med org.nr. sjekkes hver natt. Ved konkurs, avvikling, sletting, nytt navn, ny adresse eller ny næringskode får den ansvarlige varsel, og endringen lagres i historikken.

En kontakt er en person. Ingen felt er påkrevd – en første henvendelse kan godt bare være post@firma.no – men kontakten må ha minst ett av navn, e-post, telefon eller bedrift.

B2B eller B2C

• B2B: kontaktpersonen hører til en bedrift. Velg bedriften i feltet Bedrift – du kan søke på navn eller org.nr., også i Brønnøysundregistrene, og bedriften opprettes automatisk. Adresse trengs bare hvis den er en annen enn bedriftens.
• B2C: privatkunde uten bedrift, med egen adresse og eventuelt samtykke til markedsføring.

Prosjekter på kontakten

Velg hvilke prosjekter kontakten hører til direkte i skjemaet. Bedriften til kontakten blir automatisk med i de samme prosjektene.

Innsyn og sletting (GDPR)

Spør en person hva dere har lagret, åpner du kontakten og trykker «Last ned data (GDPR)». Da får du en fil med alle opplysninger, historikk, salg, tilbud og oppgaver. Ber personen om sletting, sletter du kontakten.

CRM-et varsler når du legger inn en bedrift eller kontakt som ser ut til å finnes fra før. Under Bedrifter → Mulige duplikater ser dere alle mulige dobbeltregistreringer og kan slå dem sammen, så all historikk havner på ett sted.

Under Salg ser dere alle åpne salg som kort i fasene sine. Dra et kort til neste fase når salget går videre, og merk det som vunnet eller tapt når det er avgjort.

Hvert salg har verdi, forventet dato, ansvarlig, bedrift, kontaktperson og eventuelt prosjekt. Sannsynligheten følger fasen og brukes i salgstrakten.

Egne faser og flere pipeliner

Under Innstillinger → Salgsfaser kan eier og administratorer gi fasene nye navn, endre sannsynlighet, dra dem i ny rekkefølge, legge til og slette faser. Selger dere på ulike måter – for eksempel nye kunder, fornyelser og partnere – kan dere lage flere pipeliner med hver sine faser.

1. 1Åpne et salg og trykk «Lag tilbud». Kunde, kontaktperson og tittel fylles inn.
2. 2Legg til produkter fra produktlisten eller skriv egne linjer. MVA (25, 15, 12 eller 0 %) og rabatt regnes ut automatisk.
3. 3Trykk «Send tilbudet». Kunden får e-post med tilbudet som PDF og en lenke der det kan aksepteres eller avslås med ett klikk.

Du ser om og hvor mange ganger tilbudet er åpnet. Når kunden svarer, får du e-post og varsel, og svaret noteres på salget med kundens kommentar. Har kunden sagt ja på telefon, kan du merke tilbudet som akseptert selv.

Oppsett

• Tilbud → Produkter: produktlisten med priser og MVA.
• Tilbud → Innstillinger: adresse, kontonummer, vilkår og hvor mange dager tilbudet gjelder.
• Innstillinger: logoen, som vises i menyen, i PDF-en og på siden kunden ser.

Et prosjekt samler bedrifter, kontakter, salg og oppgaver som hører sammen – en kampanje, et produkt, en kundegruppe eller en egen virksomhet. Hvert prosjekt har farge og kan ha en prosjektleder.

I listene ser du hvilke prosjekter hver bedrift og kontakt er med i, og du kan filtrere på prosjekt. Prosjekter brukes også til å begrense tilgangen for enkelte brukere (se Inviter kolleger og roller).

En oppgave har tittel, frist, en ansvarlig og eventuelt flere som jobber med den. Den kan være åpen, pågår eller ferdig, og du kan skrive notater og legge ved filer. Oppgaver kan kobles til bedrift, kontakt, salg og prosjekt.

Administratorer ser alle oppgaver, andre ser sine egne og dem de er med på. På mobilen sveiper du en oppgave mot høyre for å huke den av.

Oppgaver i kalenderen

Under Konto og sikkerhet → Kalender lager du en personlig lenke som du legger inn i Google Kalender, Outlook eller på iPhone. Oppgavene dine med frist dukker da opp i kalenderen og oppdateres av seg selv.

Send e-post fra CRM-et

Trykk «Send e-post» på en kontakt, bedrift eller et salg. Velg gjerne en mal – navn og firma fylles inn automatisk. E-posten lagres i historikken, og svar fra kunden kommer til din egen innboks. Malene lages under Innstillinger → E-postmaler.

Lagre e-post med blindkopi (Bcc)

Bedriften deres får en egen CRM-adresse – du finner den under E-post. Legg den i Bcc når du skriver til en kunde, eller videresend e-post du har fått. Det virker fra Outlook, Gmail og mobilen.

E-posten lagres på kontakten med samme e-postadresse eller på bedriften med samme domene, og får med seg prosjektene til kontakten. Finner vi ingen, venter den i en liste til du har opprettet kontakten.

I historikken vises e-posten sammenslått med emnet – trykk på den for å lese hele.

Koble til Outlook / Microsoft 365

Under Konto og sikkerhet kan du koble til e-posten og kalenderen din (kun lesetilgang). E-post du sender til og får fra kontakter i CRM-et, havner da automatisk i historikken. Annen e-post leses ikke inn. Du kan også legge til delte postkasser og knytte en postkasse til et prosjekt.

Gmail og Google Workspace

Gmail kan sende en kopi av all innkommende e-post til CRM-adressen. Bare e-post fra kontakter og bedrifter som finnes i CRM-et, blir lagret – resten ignoreres. E-post du sender selv, legger du i Bcc.

1. 1I Gmail på PC: tannhjulet → Se alle innstillingene → Videresending og POP/IMAP → «Legg til en videresendingsadresse», og lim inn CRM-adressen.
2. 2Bekreftelseskoden fra Google dukker opp under E-post → «Venter på kontakt» i AllSeats. Skriv den inn i Gmail.
3. 3Velg «Videresend en kopi av innkommende e-post til» CRM-adressen, behold Gmail-kopien i innboksen og lagre.

Under Innstillinger → Nettskjema lager dere et kontaktskjema og limer inn koden på nettsiden (WordPress, Wix, Squarespace m.fl.), eller lar deres eget skjema sende til AllSeats.

Hver henvendelse blir en kontakt, et salg og en oppfølgingsoppgave, og den ansvarlige får varsel på mobil og e-post.

Under E-post → Kampanjer kan eier og administratorer sende samme e-post til mange kontakter – for eksempel et nyhetsbrev til alle kunder i et prosjekt.

1. 1Trykk «Ny kampanje» og skriv emne og tekst. {fornavn}, {etternavn}, {navn} og {firma} fylles inn for hver mottaker.
2. 2Velg mottakere: type (B2B/B2C), prosjekt og ansvarlig. Antallet oppdateres med en gang.
3. 3Send en test til deg selv, og trykk «Send kampanjen».

Privatkunder får bare kampanjer når de har samtykket til markedsføring. Kontakter som har meldt seg av, og bedrifter som er slettet eller konkurs, hoppes over. Hver e-post får bedriftens navn og adresse og en lenke for å melde seg av. Svar fra mottakerne kommer til den som opprettet kampanjen.

Du ser hvor mange som har fått, åpnet og meldt seg av, og utsendelsen lagres i historikken til hver kontakt. Start inkluderer 500 kampanje-e-poster i måneden og Bedrift 5 000.

Del en lenke der kunder selv velger en ledig tid for et møte med deg. Under Konto og sikkerhet → Bookinglenke velger du adresse, møtenavn, sted eller videolenke, varighet, dager og klokkeslett, pause mellom møter, minste varsel og hvor langt frem i tid det kan bookes.

Møtet blir en oppgave for deg, og kunden blir en kontakt. Har du koblet til Outlook eller Google Kalender under Konto og sikkerhet, blir opptatte tider i kalenderen ikke tilbudt.

Du får varsel på e-post og mobil når:

• du får en oppgave eller et prosjekt, eller blir lagt til på en oppgave
• noen skriver et notat på en oppgave du er med på
• en kunde svarer på et tilbud du har sendt
• det kommer en henvendelse fra nettskjemaet
• en kunde endrer status i Brønnøysundregistrene

Hverdager kl. 7 får du en kort oppsummering med dagens og forfalte oppgaver, salg uten aktivitet og svar på tilbud – bare når det er noe å følge opp. Varsler og oppsummering slår du av under Konto og sikkerhet.

Din egen forside

Trykk «Tilpass» på I dag-siden. Dra widgetene i den rekkefølgen du vil, gjør dem brede eller smale, skjul dem og legg til andre – for eksempel nøkkeltall, salgstrakt, vunnet denne måneden, siste aktivitet og tilbud.

Din egen meny

Hver bruker kan endre rekkefølgen på menyen og skjule det hen ikke bruker. På mobilen blir de fire første punktene fanene nederst på skjermen.

Søk og hurtigtaster

Søkefeltet øverst (/ eller Ctrl+K) finner bedrifter, kontakter, salg, tilbud og oppgaver på navn, e-post, telefon, org.nr. eller tittel. På PC viser ? alle hurtigtastene – for eksempel N for noe nytt og G S for Salg.

Under Konto og sikkerhet → Utseende velger du lys, mørk eller automatisk modus. Har du slettet noe ved en feil, trykker du «Angre» nederst på skjermen.

Under Innstillinger → Egne felt kan eier og administratorer legge til felt på bedrifter, kontakter og salg – for eksempel «Kundetype», «Bilmodell» eller «Kilde». Feltene kan være tekst, tall, dato, valgliste, ja/nei eller lenke, og de vises i skjemaene, på kortet og i eksporten.

Under Innstillinger → Automatisering lager dere regler som «når et salg flyttes til Tilbud sendt, opprett ‘Følg opp tilbudet’ med frist om 3 dager». Oppgaven gis til den som er ansvarlig for salget.

Under Rapporter ser dere vunnet og tapt, vinnrate, snitt per salg, salgstid, åpne salg per fase, vunnet per måned og aktiviteten til hver i teamet. Velg periode og person, og last ned salgene til Excel.

Med Tripletex-koblingen hentes kunder, kontaktpersoner og fakturaer automatisk inn i CRM-et hver sjette time. Fakturaer og utestående beløp vises på bedriftskortet, og forfalte fakturaer blir en oppfølgingsoppgave for kundeansvarlig. Kunder kobles mot eksisterende bedrifter på org.nr. AllSeats leser bare data – regnskapet blir ikke endret.

1. 1I Tripletex: Selskap → Ansatte → åpne ansattkortet ditt → fanen API-tilgang → Ny nøkkel, og velg applikasjonen All Seats CRM.
2. 2Kopier hele nøkkelen.
3. 3I AllSeats: Innstillinger → Regnskap → lim inn nøkkelen og trykk Koble til.

Ser du ikke fanen API-tilgang, må tilleggstjenesten Integrasjoner bestilles under Selskap → Mitt abonnement i Tripletex. Koblingen er inkludert i Bedrift og koster 50 kr/mnd på Start. Fiken kommer.

Importer kundene dere har

1. 1Gå til Bedrifter eller Kontakter og trykk Importer.
2. 2Last opp en Excel-fil (.xlsx) eller CSV med overskrifter i første rad. Du kan laste ned en mal med veiledning på importsiden.
3. 3Koble kolonnene til feltene i CRM-et og start importen.

Bedrifter som ikke finnes, opprettes automatisk, og kontakter med en e-post som allerede finnes, hoppes over. Vil dere heller at vi gjør det, send filen til post@allseats.no – vi importerer for 150 kr eks. mva.

Eksport

Eier og administrator kan når som helst laste ned bedrifter og kontakter som CSV-filer under Innstillinger. Rapporter kan lastes ned til Excel.

Huk av radene i listen over bedrifter eller kontakter (eller alle med boksen øverst), og velg handling i linjen som dukker opp: legg til i eller fjern fra prosjekt, sett ansvarlig eller slett.

• Logg inn med e-post og passord, en engangslenke på e-post eller en passkey (Windows Hello, Face ID, Touch ID eller fingeravtrykk).
• To-trinnsverifisering med autentiseringsapp slår du på under Konto og sikkerhet. Passkey regnes allerede som to trinn.
• Dataene lagres i EU (Frankfurt), og hver bedrift er skilt fra de andre i databasen.
• Vi bruker ikke dataene til reklame, selger dem ikke og bruker dem ikke til å trene kunstig intelligens.
• Databehandleravtalen er en del av vilkårene og gjelder automatisk (GDPR art. 28).

• Start – 249 kr/mnd: ubegrenset antall brukere, opptil 2 000 bedrifter og kontakter.
• Bedrift – 990 kr/mnd: ubegrenset antall brukere, opptil 25 000 bedrifter og kontakter, Tripletex inkludert.
• Årlig betaling gir 2 måneder gratis. Alle priser er eks. mva.

Bare bedrifter og kontakter teller med i grensen. Trenger dere flere, kan dere kjøpe kontaktpakker (Start: +2 000 for 50 kr/mnd, Bedrift: +25 000 for 250 kr/mnd).

Abonnementet velges og endres under Innstillinger → Abonnement, med betaling på faktura eller kort. For oppsigelse, skriv til post@allseats.no. Etter oppsigelse kan dere lese og eksportere dataene i 30 dager.